Bij voorkeur heeft u geen zieke werknemers, omdat het vertragingen in projecten en extra druk bij andere werknemers kan opleveren. Toch hebben ondernemers er helaas regelmatig mee te maken. Er is dan een aantal zaken die u moet regelen. We zetten deze zaken voor u op een rijtje.
Mijn werknemer is ziek, wat nu?
Kan uw werknemer als gevolg van ziekte niet werken? Dan bent u wettelijk verplicht twee jaar lang (104 weken) het loon door te betalen. Daarnaast is het belangrijk dat u er alles aan doet om uw werknemer terug aan het werk te krijgen. Vanuit de Arbowet, Wet verbetering poortwachter, Ziektewet en WIA gelden hiervoor diverse wettelijke verplichtingen. De belangrijkste behandelen we in dit artikel.
1. Ziekmelden
Een zieke werknemer meldt u altijd bij uw arbodienst. Heeft u arbodienstverlening meeverzekerd? Dan meldt u een zieke werknemer bij uw verzekeraar. Vaak staat de termijn waarin u melding moet maken in de voorwaarden. Zorg er echter voor dat u dit in ieder geval binnen een week gedaan hebt.
2. Stel uiterlijk in week 6 een probleemanalyse op
De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op wanneer langdurig verzuim dreigt. Hierin wordt de situatie van de werknemer in kaart gebracht. Ook neemt de bedrijfsarts de beperkingen van de werknemer op, de werkzaamheden die de werknemer wel uit kan voeren en eventueel een prognose wanneer de werknemer volledig aan het werk kan gaan. Deze probleemanalyse wordt uiterlijk in week zes van ziekte opgesteld.
3. Plan van Aanpak voor week 8
Samen met uw werknemer stelt u binnen acht weken, of hooguit twee weken na de probleemanalyse, een Plan van Aanpak op waarin de re-integratieaanpak beschreven wordt. Leg alle afspraken die u met uw werknemer maakt betreffend de re-integratie, vast in een re-integratieverslag. Op deze manier zijn de afspraken zowel voor u als voor uw werknemer duidelijk.
4. Uitvoering Plan van Aanpak na week 8
De afspraken vastgelegd in het Plan van Aanpak voert u gezamenlijk uit met uw werknemer en met de casemanager. De werknemer in kwestie is verplicht om actief mee te werken aan de re-integratie. De voortgang van uw werknemer bespreekt u regelmatig. Doe dit minimaal iedere zes weken.
5. Maak melding bij het UWV na 42 weken ziek
Uiterlijk op de eerste werkdag nadat uw werknemer 42 weken ziek is, meld u dit bij het UWV. De benaming hiervoor is de 42e-weeksmelding. Laat voor het einde van het eerste jaar ook een arbeidsdeskundig onderzoek uitvoeren. Hiermee wordt inzicht verkregen in de belastbaarheid van de werknemer. Ook wordt er gekeken naar de mogelijkheid tot terugkeer naar de eigen werkplek of er wordt gezocht naar een nieuwe werkplek bij een ander bedrijf. Het kan verstandig zijn om het arbeidsdeskundig onderzoek eerder in te zetten, zoals wanneer het al eerder duidelijk is dat een terugkeer naar de eigen werkplek onwaarschijnlijk is.
6. Eerstejaarsevaluatie tussen week 46 en 52
Om de voortgang van de re-integratie te bespreken en eventueel afspraken bij te stellen, houdt u tussen week 46 en 52 een eerstejaarsevaluatie. Hierbij is zowel de werknemer als de bedrijfsarts aanwezig. Ook is dit de uiterlijke datum voor de start van een tweedespoortraject.
7. Stel een WIA-aanvraag en re-integratieverslag op
Uw zieke werknemer kan tussen week 88 en 93 een WIA-uitkering aanvragen bij het UWV. Verder stelt u een re-integratieverslag op in overleg met uw werknemer en de bedrijfsarts. In het re-integratieverslag staan alle afspraken en resultaten betreffend de werkhervatting. Het verslag is een onderdeel van de WIA-aanvraag.
8. Houd een eindevaluatie in week 91
Er wordt een formele eindevaluatie opgesteld door u en uw medewerker. Het re-integratieverslag is hier ook onderdeel van. Hiervoor stelt de bedrijfsarts een medische beoordeling op voor de werknemer. Deze is niet voor u als werkgever in te zien. Tijdens de evaluatie legt u gezamenlijk vast wat de huidige status van de re-integratie is.
9. Lever in week 93 de WIA-documenten aan
U levert nu de essentiële documenten aan het UWV, zodat zij deze kunnen evalueren en een WIA-keuring kunnen uitvoeren.
Wat kunt u verder doen?
Naast de wettelijke verplichtingen zijn er extra stappen die u kunt ondernemen bij een zieke werknemer. Voor een vlotter herstel is het aan te raden om in de eerste weken regelmatig contact te onderhouden. Zorg ervoor dat u hierover duidelijke afspraken maakt.