De afrekening van de werkkostenregeling (WKR) voor het jaar 2024 zal plaatsvinden voor 1 april 2025. Bent u op de hoogte van welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? Weet u tot welk bedrag u kunt gaan? En wat zijn de gevolgen als u het maximale bedrag overschrijdt? In deze praktische advieswijzer vindt u de antwoorden en aanvullende informatie.
Overzicht van de regels
De basis van de WKR is dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, als loon wordt beschouwd. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), worden niet als loon aangemerkt. Dit geldt ook voor intermediaire kosten. U vergoedt de kosten die uw werknemer voorschiet voor zaken die:
- Tot het vermogen van uw bedrijf behoren (bijvoorbeeld als uw werknemer met de auto van de zaak tankt en de benzinekosten voorschiet);
- Specifiek gerelateerd zijn aan de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld als uw werknemer een fles wijn voor een klant koopt en u deze kosten vergoedt).
Verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn eveneens niet belast. Dit kan bijvoorbeeld een afgeschreven computer of een oud gereedschap zijn dat de werknemer voor privégebruik wil overnemen. Dit geldt ook voor artikelen uit uw eigen onderneming, mits de werknemer minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet meer dan € 500 per jaar bedraagt.
Let op! De gebruikelijke verkoopwaarde van het product, inclusief btw, is cruciaal voor het bepalen van het te nemen bedrag. Zorg ervoor dat uw dossier compleet is en dat u bijvoorbeeld met offertes of advertenties kunt aantonen wat de gebruikelijke verkoopwaarde is.
Let op! Voor het toepassen van de WKR is het essentieel om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen te identificeren. Dit betekent in de praktijk dat ze zijn opgenomen in specifieke grootboekrekeningen voor de WKR of dat u een overzicht bijhoudt wat uw werknemers gehad hebben en hoe u deze voordelen behandelt voor de WKR.
Vrije ruimte
In 2024 kunt u binnen de werkkostenregeling (WKR) belastingvrij een bedrag van 1,92% toepassen over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over het bedrag boven de € 400.000. Dit kunt u besteden aan onbenoemde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers.
Dit budget wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Als u meer vergoedingen verstrekt dan in de vrije ruimte past, wordt hierover loonbelasting geheven in de vorm van een eindheffing van 80%. Deze heffing komt voor uw rekening als werkgever, niet die van uw werknemers.
Let op! Per 2025 zal de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 van de loonsom toenemen van 1,92% naar 2%. Voor loonsommen die hoger zijn dan dit bedrag, blijft een percentage van 1,18% van toepassing. Wilt u binnen het belastingvrije bedrag blijven? Controleer dan of u in 2025 vergoedingen en verstrekkingen in de WKR moet bijstellen.
Tip! Op het bedrag dat onder de eindheffing van 80% valt, zijn er geen premies voor volks- en werknemersverzekeringen verschuldigd. Daarnaast hoeft er geen rekening te worden gehouden met de Zvw. Deze 80% kan voordeliger uitpakken dan het betalen van belasting over het loon van de werknemer (brutering).
Gerichte vrijstellingen: onbelaste vergoedingen zonder aanslag op de vrije ruimte
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden als loon beschouwd, maar kunnen onbelast worden verstrekt zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen worden gerichte vrijstellingen genoemd. Voorbeelden hiervan zijn vergoedingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten voor eigen vervoer (maximaal € 0,23 p/km in 2024 en eveneens € 0,23 p/km in 2025). Ook benodigdheden zoals gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het werk vallen onder deze gerichte vrijstellingen.
Let op! Er is slechts sprake van ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de werknemer geen eigen bijdrage vanuit het brutoloon levert, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een cafetariaregeling. Het is echter toegestaan om de werknemer te laten betalen als hij bijvoorbeeld een duurdere telefoon wil aanschaffen.
Tip! Wanneer u de werknemer een voordeel in de vrije ruimte biedt en de werknemer hier een eigen bijdrage voor betaalt, hoeft u enkel het voordeel minus de eigen bijdrage als voordeel aan te merken.
Let daarbij op: het voordeel kan nooit negatief zijn. Als de waarde onder de nul ligt (wanneer de werknemer een bijdrage betaalt die hoger is dan de fiscale waarde), dient de waarde voor de WKR op nul te worden vastgesteld.
Keuzemogelijkheden
Alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan uw werknemers worden in beginsel als loon bij hem of haar belast. U houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag. Daarnaast betaalt u zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen wanneer u ervoor kiest om deze als WKR-loon aan te merken, kunt u gebruikmaken van de gerichte vrijstelling of de vrije ruimte. Indien u de vrije ruimte overschrijdt, vindt de belastingheffing bij u plaats. Het is belangrijk om deze keuze te maken voordat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan uw werknemer toekent. Terugkomen op deze keuze is alleen mogelijk in het geval van een duidelijke fout.
Tip! Gedurende het kalenderjaar gaat de Belastingdienst ervan uit dat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling in de vrije ruimte heeft aangewezen, zolang deze niet op reguliere wijze aan uw werknemers wordt uitbetaald. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen geldig als de aanwijzing uitdrukkelijk uit uw administratie blijkt. Voor gericht vrijgestelde zaken, zoals een vergoeding voor een opleiding voor het huidige beroep of voor een realiseerbaar beroep in de toekomst, is uitdrukkelijk aanwijzen is niet nodig.
Tip! De keuze kan ook gedeeltelijk worden gemaakt. Wanneer u in 2025 uw werknemer een kilometervergoeding van € 0,29 geeft, kunt u onbelast slechts € 0,23 p/km geven. Dit betekent dat u € 0,06 per kilometer te veel vergoedt. U kunt bijvoorbeeld € 0,04 per kilometer aanmerken in de vrije ruimte; de resterende € 0,02 per kilometer wordt dan tot het werknemersloon gerekend.
Let op! Sommige onderdelen worden beschouwd als verplicht werknemersloon. Deze kunnen niet worden aangemerkt als vrije ruimte. Voorbeelden hiervan zijn de auto van de zaak en de dienstwoning, die altijd tot het loon van de werknemer behoren.
Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die kunt opnemen in de WKR. Dit criterium is complex en houdt in dat uw vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunnen worden opgenomen als ze meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is. Voor gericht vrijgestelde zaken mag u echter wel aannemen dat dit gebruikelijk is en richt de toets zich uitsluitend op de vrije ruimte en de eindheffing.
Zowel de vergoeding, verstrekking als terbeschikkingstelling dienen gebruikelijk te zijn. Daarnaast moet het ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij ontvangt en dat u de belasting via de eindheffing betaalt. Het is bijvoorbeeld niet gebruikelijk dat u de belasting over het maandloon van uw werknemers voor uw rekening neemt.
Tip! De Belastingdienst beschouwt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen tot een maximum van € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk. In de praktijk blijkt echter dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel ongebruikelijk vindt. Volgens een uitspraak van de Hoge Raad in november 2021 kan de Belastingdienst haar standpunt onderbouwen met informatie over de manier waarop andere belastingplichtigen omgaan met vergelijkbaar loon.
Let op! De Belastingdienst vindt dat een vergoeding of verstrekking ‘redelijk’ moet zijn. Zo wordt het bijvoorbeeld niet als redelijk beschouwd dat de vergoeding van stagiaires in de vrije ruimte of eindheffing valt. Dit standpunt wordt niet bevestigd door wet- en regelgeving of rechtspraak. Om complicaties te voorkomen, is het handig hier rekening mee te houden.
Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen
Voor bepaalde voorzieningen die hoofdzakelijk op de werkplek worden gebruikt, zoals werkkleding die aan de werknemer wordt verstrekt en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.
Let op! De ‘werkplek’ is de locatie waar de werknemer zijn of haar werkzaamheden uitvoert en waarop de arbowetgeving voor de werkgever van toepassing is. De werkruimte in de eigen woning van de werknemer wordt hier echter van uitgezonderd, tenzij het gaat om arbovoorzieningen. Een afzonderlijk gedeelte van de woning met een eigen ingang en sanitair kan, onder bepaalde voorwaarden, wel als werkplek worden aangemerkt.
Let op! Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen voor een thuiswerkplek in de eigen woning van een werknemer, zoals koffie en thee of werkkleding niet op nihil gewaardeerd mogen worden. U kunt echter wél gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen voor bijvoorbeeld gereedschap, computers en andere benodigdheden, evenals de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, zoals een goede stoel. Ook intermediaire kosten, zoals postzegels, mogen belastingvrij worden verstrekt, mits u de omvang van het zakelijke gebruik kunt bewijzen! Daarnaast kunt u in 2025 gebruikmaken van een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkplek van € 2,40 per thuiswerkdag (€ 2,35 per 2024). Let er dan wel op dat deze niet op dezelfde dagen als reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer wordt verstrekt.
Als er sprake is van een werkplek in een zelfstandig deel van de eigen woning, gelden de reguliere regels voor werkplekvoorzieningen wel. Dit houdt in dat voorzieningen die gebruikelijk zijn op een werkplek, zoals kleine consumpties of planten voor de kantoorruimte, op nihil gewaardeerd mogen worden voor de WKR.
Let op! Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, is er een aanvullende vereiste dat deze voor ten minste 90% voor zakelijk doeleinden worden ingezet.
Normbedragen
Er zijn diverse normbedragen voor loon in natura vastgesteld. Dit omvat onder andere huisvesting die noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden, zoals het geval kan zijn voor een werknemer zonder eigen woning die op de werkplek verblijft en daardoor ook slaapdiensten kan vervullen (normbedrag voor 2025 is € 6,80 en voor 2024 € 6,70 per dag). Daarnaast zijn er vergoedingen voor maaltijden op de werkplek (normbedrag voor 2025 € 3,95 en voor 2024 € 3,90) en voor kinderopvang op de werkplek, waarbij de uurtarieven zijn vastgesteld volgens de Wet kinderopvang.
Concernregeling
De WKR is van toepassing per werkgever. Dit wijkt af wanneer de concernregeling van toepassing is. Deze regeling stelt bedrijven in staat om de vrije ruimte binnen een concern te combineren. De concernregeling kan onder andere worden toegepast wanneer de moedermaatschappij gedurende een volledig jaar voor ten minste 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).
Let op! In de WKR-aangifte voor 2024 kan de concernregeling een nadelig effect hebben. De verhoogde vrije ruimte van 1,92% in plaats van 1,18% over de eerste € 400.000 aan fiscale loonsom geldt namelijk slechts één keer. Wanneer de verschillende werkgevers afzonderlijk aangifte doen, kan elk van hen profiteren van dit verhoogde percentage. In 2025 zal dit effect, door de iets verhoogde vrije ruimte over de eerste € 400.000, ook iets groter zijn.
Vaste kostenvergoeding mogelijk
Onder de WKR is het mogelijk om een vaste kostenvergoeding toe te kennen, mits er een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten worden beschouwd als loon en kunnen binnen de WKR worden opgenomen. Indien beschikbaar, kunt u daarbij gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten is het alleen toegestaan om een onbelaste vaste kostenvergoeding te verstrekken als u deze vergoeding vooraf onderbouwt met een onderzoek naar de daadwerkelijk gemaakte kosten, en dit onderzoek herhaalt wanneer de Belastingdienst hierom vraagt.
Tip! Voor vaste kostenvergoedingen kan er, wanneer een werknemer qua kosten en vergoeding vergelijkbaar is met een werknemer onder de cao Rijk valt, ook een vaste vergoeding op basis van deze regeling worden toegekend.
Jaarlijkse afrekening
Wanneer de vrije ruimte wordt overschreden, geldt er een eindheffing van 80%. Deze eindheffing dient voor het jaar 2024 te worden betaald bij de aangifte van het tweede tijdvak 2024, die bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2025 ingediend en afgedragen moet worden.
Let op! Wanneer de inhoudingsplicht beëindigd is, dient men niet te wachten met afrekenen tot de aangifte in maart van het volgende jaar. In plaats daarvan moet de afrekening plaatsvinden in de aangifte voor het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.
Het totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dient uit uw administratie te worden gehaald. Houd er rekening mee dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van goederen worden gewaardeerd op de factuurwaarde die aan u in rekening is gebracht (dit is de waarde in het economische verkeer, inclusief btw).
Als er geen inkoopfactuur aanwezig is en de factuur afkomstig is van uw bedrijf of een daaraan verbonden bedrijf, waarbij het gaat om producten uit eigen bedrijf, dan is de factuurwaarde niet van toepassing. In dat geval dient u de waarde in het economische verkeer in aanmerking te nemen, gebaseerd op gebruikelijke koopprijs voor consumenten inclusief btw. Zorg ervoor dat u kunt aantonen hoe deze prijs is vastgesteld.
Tip! U kunt met de Belastingdienst afspreken dat u in het kader van de WKR een gemiddelde btw-druk hanteert voor de verschillende posten binnen de vrije ruimte.
Tot slot
Voor veel werkgevers in het mkb is de WKR nog lastig werkbaar. Mocht u vragen hebben over de toepassing van de verschillende WKR-regels voor uw onderneming, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.
Bron: SRA – Publicatiedatum: 24-01-2025