Met de vakantie in het vooruitzicht organiseren veel werkgevers een bedrijfsuitje of gezellige bijeenkomst met het personeel op kantoor. Wat zijn dit jaar de mogelijkheden hiervoor binnen de werkkostenregeling?
Wel of niet op de werkplek?
Vindt het bedrijfsuitje plaats op de werkplek, bijvoorbeeld met een borrel of barbecue in uw lunchruimte of parkeerterrein? Dan hoort dit bij uw kantoor. Er gelden dan andere regels dan wanneer het bedrijfsuitje elders plaatsvindt.
Let op! De werkplek is een ruim begrip. Het omvat alle plekken die in verband met het verrichten van arbeid worden gebruikt, waarvoor u als werkgever op grond van de Arbowet verantwoordelijk voor bent, zoals uw magazijn, kantine en parkeerterrein of fietsenstalling op het bedrijfsterrein.
Werkplek: consumpties vrij en maaltijd belast
Verstrekt u consumpties zoals frisdrank, een biertje of wat borrelhapjes tijdens het feestje op de werkplek? Dan zijn deze onbelast voor de loonheffingen. Verstrekt u tijdens uw personeelsfeestje echter ook een maaltijd, zoals een barbecue, dan is de maaltijd voor het normbedrag van € 3,90 (2024) per persoon belast voor de loonheffingen. Indien u niet wilt dat uw personeel zelf belasting moet betalen over de maaltijd, kunt u deze in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) onderbrengen.
Let op! Of de maaltijd bij onderbrenging in de vrije ruimte van de WKR onbelast is, is afhankelijk van alle andere zaken die u hier in 2024 onderbrengt en de hoogte van de vrije ruimte. De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% van de loonsom tot € 400.000, plus 1,18% over het meerdere. Indien u deze vrije ruimte overschrijft moet u 80% belasting betalen over het meerdere boven de vrije ruimte.
Buiten de werkplek: consumpties en maaltijden belast
Vindt het bedrijfsuitje niet op de werkplek plaats (denk bijvoorbeeld aan een bezoekje aan een pretpark of een barbecue bij een horecagelegenheid)? Dan is de waarde ervan volledig belast voor de loonheffingen. Uw werknemer moet dan loonheffingen betalen over de kosten van entree, de consumpties, de maaltijd en de reis ernaartoe, als hiervoor bijvoorbeeld een bus wordt gehuurd. U moet dan uitgaan van het factuurbedrag inclusief btw.
Wilt u uw personeel hiervoor liever niet zelf belasten? Dan kunt u de kosten onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Dit zal echter al snel in de papieren lopen, dus houdt hier de vrije ruimte goed in de gaten. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over de overschrijding.
Let op! Bij een uitje dat niet op de werkplek plaatsvindt, wordt een maaltijd belast tegen de werkelijke kosten en kunt u dus niet uitgaan van het normbedrag van € 3,90.
Kosten partners en kinderen werknemers
Mag uw personeel bij het bedrijfsuitje ook de partner of zelfs de kinderen meebrengen? Dan moet u bij een feestje op de werkplek waarbij ook een maaltijd verstrekt wordt, voor de partners en kinderen € 3,90 per persoon in aanmerking nemen voor de maaltijd. Betaalt de werknemer de loonheffing? Dan wordt de € 3,90 voor de partner en de kinderen bij de werknemer meegenomen. Indien u het feestje aan de vrije ruimte van de WKR toewijst komt voor elke partner en kind ook € 3,90 ten laste van de vrije ruimte.
Vindt het bedrijfsuitje niet op de werkplek plaats? Ook dan betaalt de werknemer loonheffing over het aandeel van de partner en kinderen in de kosten. Als u de kosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR, moet u alle kosten toewijzen, dus ook die van de partner en kinderen.
Dga
De dga die op de loonlijst van de werkmaatschappij staat, loopt mee in de hiervoor beschreven regels, omdat hij immers ook een werknemer is.
Dat is anders voor de dga die in zijn holding op de loonlijst staat en via een managementovereenkomst door de holding te werk is gesteld in de werkmaatschappij. Voor deze dga hoeft de werkmaatschappij geen rekening te houden met € 3,90 voor de maaltijd van het feestje op de werkplek. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over deze € 3,90. De holding kan er ook voor kiezen deze € 3,90 onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.
Tip! Vindt het bedrijfsuitje plaats buiten de werkplek? Dan hoeft het aandeel van de dga die niet op de loonlijst van de werkmaatschappij staat niet meegenomen te worden in de werkmaatschappij. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over dit aandeel. Ook hier kan de holding ervoor kiezen dit aandeel onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.
*Bron: SRA – Publicatiedatum: 11-07-2024