De Belastingdienst heeft een uitgebreidere beschrijving gegeven over hoe de doelmatigheidsgrens van €2.400 in de werkkostenregeling (wkr) in de praktijk wordt toegepast. We leggen het uit in dit artikel.

Gebruikelijkheidstoets wkr

In beginsel geldt dat alles wat een werkgever aan een werknemer vergoed, verstrekt of ter beschikking stelt als loon belast bij de werknemer. In dit artikel wordt verder niet ingegaan op een aantal uitzonderingen die gelden, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.

In principe kan een werkgever de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling ook aanwijzen als eindheffingsloon. Hier legt de gebruikelijkheidstoets een beperking op: een werkgever mag vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld wordt, niet aanwijzen als eindheffingsloon.

Let op! Een werkgever betaalt geen belasting over de aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot het bedrag van de vrije ruimte (in 2025 2% van de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% daarboven). Daarbij komt een eindheffing van 80% ten laste van de werkgever.

Doelmatigheidsmarge van €2.400

Bij het uitvoeren van de gebruikelijkheidstoets hanteert de Belastingdienst een doelmatigheidsgrens van €2.400 per werknemer per jaar. In de praktijk bestonden nog vragen over deze toepassing. Daarover heeft de Belastingdienst onlangs verdere toelichting gegeven.

Veilige haven

De Belastingdienst beschouwt aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van in totaal €2.400 per werknemer per jaar altijd als gebruikelijk. Tot dit bedrag is sprake van een veilige haven. Dan wordt er geen actie ondernomen door de Belastingdienst.

Om welk soort kosten of beloningsbestanddeel het gaat is daarbij niet belangrijk. Een bonus of eindejaarsuitkering tot een bedrag van €2.400 kan bijvoorbeeld ook binnen deze veilige haven als eindheffingsloon worden aangewezen.

Wat telt mee binnen de €2.400?

Indien er geen twijfel bestaat dat de aanwijzing van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, telt deze niet mee voor de €2.400-grens. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op een vergoeding waarvoor een specifieke vrijstelling geldt. Denk aan een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer tot maximaal €0,23 per kilometer.

Daarnaast kan de aanwijzing van overige (niet specifiek vrijgestelde) vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen zonder twijfel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Als de gebruikelijkheid hiervan vooraf is afgestemd met de Belastingdienst, bijvoorbeeld.

Voorbeeld

Voor woon-werkverkeer geeft een werkgever reiskostenvergoeding van €1.500 tegen de gerichte vrijstelling van maximaal €0,23 per kilometer aan een werknemer. Bovendien heeft de Belastingdienst aan de werkgever bevestigd dat de keuze van de door de werkgever ingevoerde fietsregeling voor €2.000 per fiets gebruikelijk is. De werkgever keert geen andere vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen uit dat jaar. In de maand december is de werkgever van plan een eindejaarsuitkering van € 2.400 aan te wijzen als eindheffingsloon. Daarmee wordt de grens van €2.400 niet overschreden omdat de reiskostenvergoeding en de fiets niet meetellen.

Beoordeling bij overschrijding van €2.400-grens

Wanneer een werkgever op jaarbasis voor meer dan €2.400 per werknemer als eindheffingsloon aanwijst, dan kan tot een bedrag van €2.400 een beroep gedaan worden op de doelmatigheidsgrens. De Belastingdienst kan de gebruikelijkheid echter wel toetsen boven dit bedrag.

Voorbeeld

Een werkgever kent een bonus van €4.000 toe en wil deze aanmerken als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de wkr. In dit voorbeeld geeft de werkgever geen andere vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Dit houdt in dat de werkgever voor €2.400 gebruik kan maken van de doelmatigheidsgrens, maar dat de gebruikelijkheid voor een bedrag van €1.600 ter discussie staat. Houd er in dit geval rekening mee dat de Belastingdienst deze €1.600 over het algemeen niet als gebruikelijk zal beschouwen.

Bron: SRA – Publicatiedatum: 30-06-2025